Comment bien gérer les notes de frais ?

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Il est fréquent qu’un employé engage ses propres sous pour le compte de la société dans laquelle il travaille. Cela permet à ce dernier d’atteindre ses objectifs, mais aussi de gagner du temps. Le seul hic se situe au niveau de la gestion de cette note de frais. Et c’est bien pour cela qu’il existe désormais des logiciels spécialisés pour mieux gérer les notes de frais très rapidement et facilement. De quel logiciel s’agit-il et quelles sont leurs fonctionnalités. La réponse ici.

Avantages d’utiliser un logiciel de gestion de note de frais

Gérer les notes de frais est une tâche des plus complexes. Mais avec un logiciel de gestion, vous améliorez grandement l’efficacité de cette gestion. Avec cette dernière, vous évitez les demandes de remboursements fictifs et palliez par la même occasion l’oublie de certains frais aussi bien chez l’entreprise que chez le salarié. Ce logiciel vous évite aussi les conflits liés aux remboursements.

Avec cet outil, vous pouvez valider ou refuser en un clic les demandes de remboursement et gérer le budget des dépenses sans crainte de fraude. En visitant le site https://www.n2f.com/, vous comprendrez mieux l’utilité du logiciel. Puisque le processus de gestion des notes de frais est long et répétitif, un logiciel adapté vous fait gagner du temps et de l’énergie. Les salariés peuvent donc mieux se focaliser sur des tâches plus stratégiques.

Quels sont les différents types de logiciels ?

Sur le marché il existe plusieurs types de logiciels de gestion de note de frais. Cependant tous n’intègrent pas à leur interface les mêmes fonctionnalités. Il s’agit de :

  • N2F ;
  • iZy Frais ;
  • Spendesk ;
  • Evoliz ;
  • Jenji, etc.

Il s’agit d’une liste non exhaustive de logiciel adapté à cette tâche.

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de frais de notes ?

Comme vous l’aurez compris, vous devez choisir le logiciel de gestion de note de frais en fonction de vos goûts. Mais la facilité de prise en main, les différentes fonctionnalités et les possibilités de personnalisation sont également des critères à considérer.

Facilité de prise en main

Optez pour un logiciel facile à manipuler. D’ailleurs, choisir un logiciel qui dispose d’une application mobile serait un atout. Il faut qu’il soit ergonomique et utilisable par un grand nombre d’utilisateurs. N’hésitez pas à opter pour un logiciel doté d’un système de reconnaissance des caractères et accessible à tout moment.

Différentes fonctionnalités

Pour que votre logiciel soit performant, il faut qu’il puisse s’adapter aux besoins des entreprises. Pour cela, optez pour un logiciel qui dispose d’une classification des dépenses et qui puisse faciliter à l’entreprise, une gestion structurelle. Il faut également qu’il intègre le kilométrage et des logiciels de comptabilité.

Les possibilités de personnalisation

Privilégiez un logiciel qui vous permette d’inclure ou de supprimer des paramètres. Toutefois, seules les informations pertinentes devront être intégrées. Le mode de paiement également doit être adapté au besoin des utilisateurs. N’hésitez pas à vérifier si le service de maintenance est intégré à l’achat.

La conformité aux règles

Votre logiciel doit être paramétré selon les règles en vigueur. Assurez-vous que votre logiciel possède un archivage pouvant stocker sur un support informatique vos factures et les présenter au besoin. Cela vous évite le risque de subir un redressement fiscal.

Vous connaissez désormais l’utilité d’un logiciel de gestion des notes de frais, il ne vous reste plus qu’à dégoter celle qui répondra parfaitement à vos besoins.

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Hervé

A propos de l'auteur: Hervé

Après avoir fait du SEO pendant 7 ans, j'ai décidé de créer ma propre agence de référencement et de création de sites internet.

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